Hinweisgebersystem
Papier Sprick hat für seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie auch Dritte ein externes Hinweisgebersystem zur Meldung erheblicher Rechtsverstöße eingerichtet.
Sich im Geschäftsleben integer und rechtskonform zu verhalten war der Sprick GmbH Bielefelder Papier- und Wellpappenwerke & Co, der PSW Gesellschaft für nachhaltige Verpackung mbH & Co. KG und mit diesen Gesellschaften verbundene Unternehmen bereits bisher eine Prämisse. Allerdings gewinnt das Thema „Compliance“ (deutsch: „Einhaltung, Befolgung“ von Gesetzen und Regeln), aufgrund gesetzlicher Anforderungen und vereinzelt auch kundenseitiger Fragen zu Compliance-Maßnahmen, sukzessive an Bedeutung.
Vor diesem Hintergrund wurde Dirk Grützner ab dem 01.09.2023 zur Compliance-Ombudsperson benannt. Seine Hauptaufgabe ist dabei die Annahme von sogenannten internen Meldungen gemäß EU-Whistleblowing-Richtlinie (WB-RL) und Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Falls Sie einmal den begründeten Verdacht haben, dass es bei der Sprick GmbH Bielefelder Papier- und Wellpappenwerke & Co, der PSW Gesellschaft für nachhaltige Verpackung mbH & Co. KG und mit diesen Gesellschaften verbundene Unternehmen zu einem Rechtsverstoß gekommen ist, können Sie sich vertrauensvoll an Herrn Grützner wenden.
Ihr Ansprechpartner:
Dirk Grützner
Tel.: 0234 / 588 77 26
Direkte Durchwahl, TK-Anlage AGV Bochum
Mail: gruetzner@compliance.ruhr
Meldekanal
Hotline: 0152 / 231 47 909
Wire: @compliance.ruhr
(nach diesem Benutzernamen suchen)
Im Vertretungsfall werden Meldungen von Herrn Andreas Reinke angenommen und bearbeitet.
Ablauf
Meldungen auf einem der oben genannten Kontaktkanäle oder einer persönlichen Zusammenkunft werden in Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen dokumentiert. Telefon- / Tonaufzeichnungen und Wortprotokolle werden nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person angefertigt. Hinweisgeber erhalten die Möglichkeit, Gesprächsprotokolle zu prüfen. Bei telefonischer Meldung klären wir die Modalitäten zunächst in einem Vorgespräch. Sofort im Anschluss oder zu einem vereinbarten späteren Termin findet das dokumentierende Gespräch (Hotline oder persönlich) statt. Danach wird die Meldung der Sprick GmbH Bielefelder Papier- und Wellpappenwerke & Co, die PSW Gesellschaft für nachhaltige Verpackung mbH & Co. KG und mit diesen Gesellschaften verbundene Unternehmen übergeben. Sollten nachfragen entstehen, werden diese über Herrn Grützner abgewickelt. Tonaufnahmen (nicht auf mit dem Internet verbundenen Gerät gespeichert) werden nach Abstimmung des Protokolls vernichtet. Grundsätzlich findet die Löschung der Dokumentation (zu) einer Meldung zwei Jahre nach Abschluss der Prüfung bzw. internen Ermittlungen statt. Meldungen sind – sofern keine gesetzlichen Ausnahmen greifen – vertraulich zu behandeln und Ihre Identität wird nur nach Ihrer expliziten Zustimmung offengelegt.
Meldekanal - Wire-App
Sie können die Wire-App (https://wire.com/de/) kostenlos auf Ihren PC oder ihr Smartphone laden (Achtung: bei Dienstgeräten besteht die Möglichkeit, dass die Unternehmens-IT die App und ggf. das Downloaddatum sieht). Für die Erstellung eines Nutzers ist eine E-Mail-Adresse – nicht Ihre Telefonnummer – erforderlich. Somit ist es nicht möglich Sie durch Ihre Telefonnummer auf anderen Messengern oder Social-Media zu identifizieren. Ihre E-Mail-Adresse wird nicht offengelegt. Bitte wählen Sie Name und Benutzername so, dass man Sie nicht identifizieren kann. Wire hat seinen Hauptsitz in der Schweiz und setzt nur Unterauftragnehmer (Rechenzentren) in der EU ein. Der Quellcode ist öffentlich einsehbar und die Kommunikation unterliegt einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE).
FAQ
Zielsetzung
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) regelt den Schutz von natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen
Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die
nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen (hinweisgebende Personen). Darüber hinaus werden Personen geschützt, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind.
Wer kann Hinweisgeber sein?
Welche Verstöße können gemeldet werden?
Der Bereich der Verstöße, die im HinSchG inbegriffen sind, ist recht umfangreich, hier ein kleiner Auszug:
- Verstöße, die strafbewehrt sind
- Verstöße, die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient
- Sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union
- Verstöße gegen für Körperschaften und Personenhandelsgesellschaften geltende steuerliche Rechtsnormen,
- Verstöße in Form von Vereinbarungen, die darauf abzielen, sich in missbräuchlicher Weise einen steuerlichen Vorteil zu verschaffen, der dem Ziel oder dem Zweck des für Körperschaften und Personenhandelsgesellschaften geltenden Steuerrechts zuwiderläuft
- Verstöße gegen Vorschriften der Verordnung des Europäischen Parlaments über bestreitbare und faire Märkte im digitalen Sektor
- Verstöße gegen den Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Union
Vertraulichkeit
Die Meldestellen haben die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen zu wahren:
- Der hinweisgebenden Person, sofern die gemeldeten Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich dieses Gesetzes fallen, oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei
- Der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und 3. der sonstigen in der Meldung genannten Personen
- Die Identität darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden
- Das Gebot der Vertraulichkeit der Identität gilt unabhängig davon, ob die Meldestelle für die eingehende Meldung zuständig ist
